ウェブサイトの管理者が急に退職してしまったり、制作会社の担当者と連絡がとれなくなったり、ホームページを管理する人が不在になることもよくあります。
ホームページを放置しておくと、情報が更新されないだけでなく、セキュリティ上のリスクが発生したり、不正アクセスの原因になるなど、予期しないトラブルが発生する可能性もあります。
そこで今回は、担当者不在になったホームページの管理方法について詳しく解説を行います。
ホームページを放置すると起こる問題
ウェブサイトを制作してから、1度も更新していない、作ったままにしているという企業も少なくないはずです。しかし、ウェブサイトを放置したままだと、機能しなくなることや、予期せぬトラブルに発展する可能性もあります。
アクセス数・コンバージョン率の低下につながる
ウェブサイトが更新せずに放置されると、アクセス数が減っていきます。
GoogleがWebサイトを評価する基準の1つに「情報が新しいか」を見ており、放置しているサイトは徐々に検索エンジンに表示されなくなるのです。
検索エンジンからのアクセスが減少すると、新規のユーザーが訪問しなくなり、お問い合わせの件数（コンバージョン率）も減少してしまいます。
そのため、本来見込み客になる可能性のユーザーを逃す可能性があるということが考えられます。
会社のブランドイメージの低下
ウェブサイトを定期的に更新しないことで、会社のイメージが低下してしまう可能性もあります。
たとえば、お知らせ欄の更新が3年前で止まっていたり、料金が改定されたにも関わらず、問い合わせてみると「実は値上がりして…」という反応がきたり、サービスが使えるか問い合わせたにも関わらず「実は対応していません」という回答をすると、企業としての信用評価につながります。
さらに、競合他社のウェブサイトが適切なタイミングで更新されていると、ユーザーをライバル会社に取られてしまう結果にもなりかねません。
BtoCだけでなく、BtoBでのビジネスにも影響が考えられます。正しい情報を適切に配信することが大切です。
ホームページの更新作業について
ウェブサイト更新作業を定期的に行うには、社内にWeb担当者を設定しておく方が便利です。
Webの知識がある担当者であれば、あらゆる修正にも幅広く対応できますが、そうでない場合も多いでしょう。
PCやWebに詳しいスタッフがいない場合は、外注で依頼するという方法もあります。具体的にどのように進めればいいのかについて解説します。
社内の担当者に仕事を覚えてもらう
まず、ウェブサイトを作った際に【どのような作り方をしたか】によって、更新作業の方法が変わってきます。
HTMLの静的ファイルで作成されたページであれば、文字1つ変更するためにも、HTMLやCSSといったコーディング技術が必要になります。
WorpressなどのCMSを作って制作されたウェブサイトであれば、Web上に管理画面があるため、管理画面にログインして文言や画像の修正を行います。ただし、Wordpressで作られたウェブサイトでも、作られ方によって作業方法が異なるため、制作してもらった会社にあらかじめ更新作業の方法を聞いておきましょう。
サポートを受けられるのであれば、担当者と連絡してもらい、更新作業の方法を教えてもらうことがおすすめです。
外注でプロに依頼する
ウェブサイトの更新作業を外注に丸投げするという方法もあります。その場合、サイトが作られた時の制作資料をひととおり用意し、どのような構成でサイトが構築されているのかを確認してもらう必要があります。
依頼する相手によっては、サイトの解析だけで費用がかかる場合もあり、対応できる外注先を探すのに苦労するかもしれません。
1度依頼を受けてもらい、内容を理解してもらえば、継続的に更新作業を依頼できるということにもなります。
複数業者に問い合わせを行い、依頼可能かどうかと見積りを確認して、可能であれば継続的にお願いするか、思い切ってサイトリニューアルをして、更新についても管理できるように作ってもらうなど、費用対効果を含めて検討しましょう。
1度の更新作業の費用はどのくらいかかる？
更新作業の内容も、「お知らせに情報を追加してほしい」や、「画像の差し替えを行いたい」「ページを追加したい」など作業の内容はさまざまです。
また、希望する作業内容に対して、現在のウェブサイトの仕様にしたがった形で対応を行わないと、情報が正しく反映されない可能性があります。
そういった点を踏まえて、単純作業であれば数千円から、時間がかかる作業については数万～数十万円の費用が発生する場合もあります。
毎回、担当者を変えてしまうと、せっかくサイトの仕様を理解してもらった部分について、また新しく理解してもらう必要がでてくるため、追加のインプット費用が発生してしまいます。同じ相手に継続して依頼する方が、長期的にみてコストパフォーマンスが良くなります。
定期的な更新作業を効果的に行う方法
サイトの更新や修正は、社内と外部委託先で行う内容を分けるとうまくいきやすい傾向にあります。
たとえば、簡単な画像の更新や記事の更新は社内、専門的な知識が必要な難しい作業は外注するといった方法をとるのがおすすめです。
社内と外部委託先で作業範囲を分ける
社内で更新する一番のメリットは「いつでも対応できること」です。当日中に商品画像を変更しなければならないといった急ぎの要件は、社内で完結できるようにしておくと、いざという時に素早く対応できるでしょう。
WordPressなどを代表する「CMS」を利用すればWebの知識がなくても作業ができます。
しかし、ウェブサイトのエラー修正などは、どこに原因があるのかを特定するだけでも非常に時間がかかり、下手に修正してしまうとサイトそのものが閲覧できなくなる可能性もでてきます。
難易度の高い複雑な作業はプロに依頼をして、トラブルを回避できるように業務範囲を分けておくと安心です。
更新作業しやすいシステムを開発してもらう
WordPressなどのCMSを使って開発されたウェブサイトでも、「ブロックエディタ」や「クラシックエディタ」といった、ページを作成するためのエディタを使ってレイアウト調整を行う必要があります。
また、レスポンシブ（スマホやPCなど、どのデバイスでもレイアウト崩れしないようにする処理）に対応するためには、CSSなどの知識が必要になります。
そういった、少し難易度の高い作業を、事前に「独自フォーマット」を作ってもらうことにより、簡単に情報の追加が行えるようにすることもできます。
CMSの管理画面のカスタマイズになるため、それに対応できる業者を探す必要がありますが、頻繁に更新作業が発生するようなウェブサイトであれば、システム開発を行うことによって、より簡単に日次業務に対応でき、時間効率が良くなる可能性があります。
担当者が不在になっても属人化させないためには？
中小企業の社内に優秀なスタッフが1名いると、ほとんどの業務を1人で対応してしまいブラックボックス化しやすくなってしまう懸念が発生します。
管理マニュアルを作成する
業務は「見える化」を行うことにより、もし担当者が不在になっても、「何がどこにあるか」を理解しやすく、経験がない人ばかりだとしても、引継ぎしやすくなります。
ウェブサイトのような、サーバーやプログラムが使用されているソフトウェアは、内部の情報（データベースやサーバー情報）と、外部の情報（ブラウザで閲覧できる情報）に分かれているため、できるだけ制作時の資料は残しておく方が良いでしょう。
そのような資料や管理マニュアルを手元に置いておき、都度わかりやすくブラッシュアップを行うことで、誰にでも業務が対応できるようになり、属人化を防ぐことに役立ちます。
複数人で情報共有し、万が一の状況に備える
マニュアルを作成し、複数人で共有することによって、いざいう時の対応を誰かができるように備えることができます。
全員が同じようにできなかったとしても、情報を知っておくことで、外注業者へ発注をかけたり、相談するなど、別の対応もとりやすくなるため、日頃から連携をとっておくと良いでしょう。
外注業者を使う場合は、打合せもなるべく複数人で参加するなど、情報を複数人で共有しておくと安心です。
ホームページを放置させないためには、日ごろの管理を意識しよう
ホームページは、自分たちで閲覧するよりも、外部に向けて情報発信することが多いツールです。頻繁に更新するウェブサイトであれば、更新専用の人員が配置されていることも珍しくありません。
しかし、規模の小さいウェブサイトの場合、制作だけを外注して、その後は一切運用していないケースも珍しくないはずです。
現在はインターネットから情報収集を行うユーザーが増えていますので、なるべくあらゆるステークホルダーに情報が正しく届くように、スキマ時間を使ってホームページのことを見直すなど、日頃からできることを少しずつ増やしておくことがおすすめです。
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