社内DXを行うためにかんたんに導入できるITツールのご紹介

社内DXを行うためにかんたんに導入できるITツールのご紹介

中小企業さまの中には、「ITが苦手だから、何から始めていいのかわからない」という声を聞くことも珍しくありません。

最近では、ZoomなどのWEB会議ツールをはじめ、無料で使えるさまざまなツール(クラウドサービス)がでています。実験的に社内DXツールとして導入し、まずは体験してみてはいかがでしょうか。

目次

クラウドサービスとは?

クラウドサービスとは、インターネットに接続された状態で利用することができるソフトウェアの総称です。PC・スマホ・タブレットなど、インストール不要でどの端末からも利用ができるという特徴があります。(アプリの場合はインストールが必要です。)無料から月額〇万円まで、機能や利用環境によって、さまざまな選択肢があります。

1.社内DXのための、データ共有クラウドサービス

データ共有クラウドサービスは「ファイル」や「写真」「動画」など、PCやスマホ上に保存できるあらゆるデータをインターネット上の保存場所(ストレージ)に保管できるサービスです。1人でも利用できますが、他者と情報共有することもできます。

アカウントを作成すれば、誰でも利用でき、ある程度の容量までは無料です。個人情報の取り扱いが発生するため、IDとパスワードの管理、さらに「二段階認証」というセキュリティ設定をしておくと安心です。(乗っ取りや不正アクセスを防ぐことができます)

他者とデータ共有する場合、作成した「フォルダ」を右クリックして「共有する」などの設定を行うことですぐに共有できるようになるものが多いです。フォルダ単位で管理でき、さらに外出先からでも確認できる利便性があります。

社内だけでなく、外部とのデータ共有にも利用できます。写真や動画はメールに直接添付すると重くてエラーになることがあるため、事前にデータ共有サービスを利用するようにしておくと便利です。いくつか有名なサービスを表にまとめましたので、参考にしてみてください。

サービス名 無料で
使える範囲
特徴
Googe Drive 15GB
  • Googleアカウントがあれば、どこでも利用ができる。
  • Android端末から利用しやすい。
  • 無料範囲の容量が大きい。
  • 容量を増やしたい場合、月額250円(100GB)から
Dropbox 2GB
  • ファイルやアカウントの復元に対応。
  • 複数人で申し込み、それぞれが管理する場所、共有する場所を分けて利用できる。
  • 用途に応じたプランがある。
  • 容量を増やしたい場合、月額1,200円(2TB)から
One Drive 5GB
  • マイクロソフトのアカウントと連動。
  • Microsoft Officeのデータを自動保存できる。
  • Windowsを利用している場合、クラウドの保存先として使うことができる。
  • 容量を増やしたい場合、月額229円(100GB)から
iCloud 5GB
  • iCloudアカウントがあれば、どこでも利用ができる。
  • iOS端末(iPhone)から利用できる。
  • PCで利用する場合、ソフトのインストールが必要
  • 容量を増やしたい場合、月額130円(50GB)から

2.社内DXのための、チャットサービス

チャットサービスは、PC・スマホ・タブレット、それぞれブラウザやアプリを使ってコミュニケーションをとるためのツールです。身近なところでいうと、LINEを使っている方が多いかと思います。

LINE以外にも、社内や社外の人間と連絡する手段として、メールよりも気軽に連絡しやすい特徴があります。まず相手と「友達」になる必要がありますが、友達になっておくと、ちょっとしたタイミングで声をかけやすくなります。また、無料で(ビデオ)通話機能を使うこともできます。

チャットと連動して、投稿フィードも共有できるツールだと、相手が投稿した内容を見ることができ、さらに親近感が生まれやすくなります。

サービス名 おすすめ使い方 特徴
LINE プライベート両用
  • 日本人のほぼ全てのスマホユーザーが利用している。
  • 友達申請が簡単。
  • グループの作成もできる。
  • プライベートと仕事の境界がわかりづらい。
Slack グループやコミュニティ
  • ワークスペースに所属することで利用できる。
  • 少人数よりも大人数で使うのに向いている。
  • チャンネルという交流テーマごとのスレッド作成が可能。
  • 所属メンバーと個別のやりとりもできる。
Chatwork 少し距離のある人
  • 匿名や個人情報なしでのやりとりも可能。(信用度が低い相手とも交流しやすい)
  • 友達申請が簡単。
  • グループの作成もできる。
Messenger 同郷や同組織など似た属性を持つ人
  • Facebookアカウントが必要。
  • 投稿と連動しやすく、日常的なコミュニケーションがとりやすい。
  • 知り合い同士、顔見知りである場合が多い。
  • 相手の交友関係を知ることができる。

3.社内DXのための、ビデオ会議サービス

ビデオ会議サービスは、PCやスマホの画面を通して、複数人でビデオチャットをするようなツールです。コロナ禍の影響で日常的に利用されている方も多いかと思います。

また、ウェビナーなど大人数に向けたオンラインセミナーを行う際にも利用されています。利用料金はツールによってさまざまです。

打合せや商談、情報交換などの場としても利用しやすく、物理的な移動なしでコミュニケーションがとれるため、利用者は増加傾向にあります。最近では、オフライン+オンラインのハイブリッド形式で利用されることも多く、参加者の状況に応じた活用方法が期待できそうです。

サービス名 無料の時間 特徴
ZOOM 40分
  • 少人数、大人数(300名以上)どちらにも対応している。
  • ウェビナー用のアカウントも作成可能。
  • ビデオ会議に特化したサービスのため、機能が充実している。
Teams 60分
  • マイクロソフトのアカウントが必要。
  • Teamsのプロジェクトと連動しやすい。
  • 単発で会議のみ設定も可能。
  • 無料のグループ会議でも最大100人、60分まで利用できる。
Google Meet 60分
  • Googleのアカウントが必要。
  • 予約なしでその場で手軽に利用しやすい。
  • 無料のグループ会議でも最大100人、60分まで利用できる。
  • 機能を増やす場合、ビジネスアカウントを利用する必要がある(参加者ごとに有料)

無料からはじめる社内DX

ちょっと使い方を覚えるだけで、日常的な作業の効率化が期待できます。今まで紙や対面でやりとりしていたところを、デジタル化することで、時間や距離をショートカットさせるようなイメージです。

EzONEでもお打合せやサポート時に、チャットツールやビデオ会議ツールを利用させていただいております。ツールを上手く活用して、身近にできるDXを目指しましょう!