【お仕事スキルアップ】インプットした情報を「整理」してアウトプットするための工夫

何か文書を作成する際、情報収集（インプット）しながらアウトプットしようとすると、色々な情報が複雑にからまり、頭の中が混乱してしまうことがあります。

今回は、アウトプット作業を効率よく作業を行うために、私が実践している効果的な方法について共有します！

インプット学習の効果的な方法

何かの情報を得て、ザックリ考えをまとめたいときは、まず紙にひたすら書くことがおすすめです。ノートやレポート用紙などに書きおこし、全体のつながりや情報をはきだします。

仕事の際はノートパソコンなどを使って、情報を書き留める作業が発生することがありますが、学びたい時には紙に書く方が良いと思います。

私たちは子供の時に「漢字」を漢字帳に書いて覚えましたが、あの作業はひたすら書くことを繰り返すことで脳にインプットさせる作業です。タイピングだけでは漢字を覚えることはできません。

【知識を効率よく吸収する方法】

とにかく最初は何でもいいので書き出して「わからない箇所がわからない状態」→「わかる箇所とわからない箇所を特定し、わからない箇所を少しずつわかる状態にする」→「理解する」までもっていくことが大切だと思います。

イラストを描くと、客観的に情報が見ることができるため、こちらの方法もおすすめです。

Frontiersin Psychologyの研究によると、学習に関連する脳科学の領域では、キーボードではなく手で作業を完了することで、脳がより活発になるという研究結果もでています。手書き習慣をつけることで、より脳を活性化することが出来そうです。

文字を書くためには3本の指だけが必要、しかし脳全体を動かす Frontiersin Psychology

なんとなく全体像がつかめるようになったら、Excelにまとめてみる方法もおすすめです。Excelやスプレッドシートは「行」と「列」のマスがあるため、各項目を用意して、その項目に対して情報を埋めていきながら整理していくようにします。

「項目」を分類する作業自体が、情報の整理整頓になるので、中身よりも項目を考える作業がが大切だと思います。

5W1Hを意識してみたり、カテゴライズすると、より深く情報への理解が進みます。

誰かに教える前提で物事を見るようにすると、「相手に伝わりやすくするためにどうすればいいか？」という目線を持つことができるようになります。

また、誰かに何かを教えるためには、情報を「言語化」して、自分自身で説明する必要がでてくるため、より深い理解が必要です。

こういうかんじで、先生と生徒を想定すると、イメージがしやすいと思います。

また、ブログなどの文書として記事を作成する場合は、「起承転結」（アウトライン）を意識してみるのも良いです。

文字として文章をまとめた後に、口頭で説明することを考えながら読み直してみて、変なひっかかりがないかを見直していきます。ストーリー仕立てにすることで、より相手に伝わりやすい情報としてまとめることができるようになります。

最近では、音声メディアによる情報発信も主流になってきていますので、実際に録音してみて、自分の音声での説明を聞いてみるのも良い方法だと思います。

自分で書いた文章は、書いた当日よりも、翌日以降に読み直してみると気づかなかった見落としに気づくことが多いです。

1度アウトプットしただけで、完璧なものにすることは難しいため、作業後に散歩に行ったり、コーヒーを飲んで気分転換をしたり、全く違うことをした後に作業に戻って、見直してみると良いと思います。

また、人にレビューしてもらうのも良い方法です。自分がまとめた作業に対して、意見を聞いてみて、わかりにくい箇所がなかったかを教えてもらいます。

この際に注意したいのが、レビュワーの人のスキルと立場です。相手の人が自分自身がターゲットして想定している対象と近い場合は問題ありませんが、全く関係のない人を選んでしまうと、レビュワーとしてのアドバイスが活きてこなくなる可能性があります。

1つの文章を作成したら、2～3日間を置いて読み直してみたり、1度公開した後に、日を改めて読み直してみたりなど、間を置くことが大切だと思います。

情報収集して、少しずつ整理整頓しながら作業を進めるクセをつけると、アウトプットの習慣ができてとても役に立つと思います。

たとえば、プレゼンテーションの場面や、営業活動でのクロージング、ZOOMや会議などでファシリテーターをつとめたり、発言する際にも、頭の中の情報がまとまっているため、相手に説明がしやすくなります。

チームで仕事をする上でも、相手にわかりやすく説明することは、コミュニケーション改善につながってくると思いますので、ぜひ活用してみてください！